Arkiv och registratur

Vad en språkmodell gör

Verktyget hämtar inte fram en handling utan skriver en ny text varje gång, och den texten fanns inte någon annanstans innan. Lösningen är därför inget register utan en plats där material uppstår.

• Se på vilka ställen i lösningen text uppstår: inmatningsfältet, det levererade svaret, samtalshistoriken och loggen. Var och en kan bära innehåll som hör till ett ärende, och ingen av dem ser ut som en handling i gränssnittet.
• Se om lösningen visar var ett svar kom ifrån. Gör den inte det går innehållet inte att knyta till en källa, och en handling utan känd härkomst är svårare att pröva än en utan känt datum.
• Se vad lösningen gör när den inte kan svara. Fyller den ut har den skapat innehåll som ser hämtat ut, och det innehållet kan gå vidare in i ett ärende.

Deterministiskt och generativt

Det som gör era övriga system pålitliga är att en enda kontroll räcker, och just den egenskapen faller bort här.

Varför den hittar på

Påhittet går inte att laga bort, eftersom det är samma räkning som ger de svar som blir rätt.

Hur du märker att svaret är fel

Ett felaktigt svar låter precis som ett riktigt, så det enda som avslöjar det är innehållet och aldrig tonen.

Varför svaret varierar

Två likalydande frågor kan ge två olika svar, vilket betyder att det bevarade inte är något som går att ta fram igen utan ett utfall som inträffade en gång. Det som gör utfallet begripligt ligger utanför texten.

• Ta ett bevarat svar och se om det som gick in ligger kvar bredvid det: inmatningen, det hämtade underlaget och inställningarna. Saknas de är svaret bevarat men inte begripligt, och det syns inte på svaret.
• Se om lösningen sparar vilken version av modell och instruktion som gällde när svaret lämnades. Utan den uppgiften går två olika svar i samma ärende inte att förklara för den som undrar varför de skiljer sig.
• Läs hur ett svar som lämnats till en enskild knyts till det svar som ligger i akten. Är de två skilda texter finns två versioner av samma besked och ingen uppgift om vilken som gällde.

Vad modellen minns

Samtalshistoriken är ett förvar, och den saknar oftast ett beslut om vad den är. Att spara allt och att rensa varje natt kan båda vara fel, och båda utfallen uppstår av sig själva när ingen har valt.

• Se om det finns ett uttalat beslut om vad samtalshistoriken är och hur länge den ska finnas. Finns inget beslut styr den inställning som kom med leveransen, satt av någon som inte kände era gallringsbeslut.
• Töm en historik i gränssnittet och fråga sedan efter samma innehåll ur lagringen. Att den inte visas är det vanliga och inte ett besked om att den är borta.
• Se om historiken går att söka i över alla användare eller bara i en användares egen vy. En begäran gäller innehåll och inte en persons vy, och det avgör om den går att besvara.

Personuppgifter i prompten

Inmatningsfältet är den plats där material uppstår utan att någon fattar ett beslut om det, och gränsen passeras mitt i ett ärende. Det ni ska kunna hitta ligger då i ett förvar ingen har pekat ut.

• Följ ett vanligt ärende och se vilka fält som klistras in i verktyget. Det du letar efter är innehåll som redan hör till en akt och nu finns på ett andra ställe.
• Gå igenom de program verksamheten redan använder och se var en chattruta tillkommit genom en uppdatering. Ett förvar som uppstått genom en uppdatering finns inte i någon förteckning.
• Se vad medarbetaren har fått veta om vad som händer med det hon skriver in. Får hon inget besked kommer hon att behandla fältet som ett sökfält, och det är också det det ser ut som.

Instruktioner är inte garantier

En instruktion är rätt redskap för att forma ett beteende och fel redskap för att garantera ett utfall.

Skugg-AI

Varje oköpt lösning är också en oköpt risk.

Kontextfönstret

Det någon klistrar in kan i sig vara innehåll som hör till ett ärende, och det hamnar i en prompt och inte i en akt. Samtidigt kan underlaget beskäras tyst, så det som bevaras kan vara ett svar som vilar på halva materialet.

• Se var prompthistoriken ligger och om den går att söka i och lämna ut utan att beställa något av leverantören. Kan den inte sökas fram kan en begäran varken besvaras eller avslås på ett riktigt sätt.
• Läs vad som klistras in i praktiken och inte vad rutinen tillåter. Hela handlingar ur pågående ärenden är det vanliga, och de finns då i två förvar med skilda gallringsinställningar.
• Se om lösningen anger när underlaget beskurits. Gör den inte det ser ett svar på halva materialet ut precis som ett fullständigt, också för den som ska avgöra vad svaret är.

Vad som måste loggas

Loggen kan bära innehåll ur många skilda ärenden på ett ställe, vilket gör att en begäran om att få del av den kräver en prövning post för post. Den tyngden följer av hur loggen är byggd och inte av hur många som frågar.

• Läs ett verkligt loggutdrag och se om posterna bär hela prompter eller bara att ett anrop skedde. Bär de innehåll är loggen ett förvar och inte en driftanteckning, och den skillnaden avgör allt annat du gör med den.
• Se om loggen har en egen lagringstid och en egen ägare, skild från samtalshistoriken. Är de identiska har den ena sannolikt ärvt den andra utan att någon valt.
• Se om posterna går att ta ut för ett enskilt ärende, eller bara för ett konto och en tidsrymd. En begäran gäller ett ärende, och ett utdrag som bara går att ta per konto måste prövas i sin helhet.

Allmän handling och arkiv

Här är begreppen dina och det är verktyget som är nytt. Det som skiljer är takten och gränssnittet: material uppstår fortare än i något annat system ni har, i en vy som känns som ett samtal och inte som ett förvar.

• Se vem som satte gallringsinställningen i lösningen och om det skedde med ett gallringsbeslut i handen. Är inställningen den som kom vid leverans styr leverantörens val och inte ert beslut.
• Gå igenom vilka av lösningens förvar som är kända: samtalshistoriken, loggen, indexet, sparade svar och det som skrivits vidare till ett verksamhetssystem. Ett förvar som inte är känt kan varken bevaras eller gallras.
• Läs hur innehåll som hör till ett ärende når akten. Sker det genom att en medarbetare kopierar över texten avgörs registreringen av hennes bedömning i stunden.
• Se om sökbarheten är byggd eller om ett utlämnande kräver en beställning hos leverantören. Måste ni beställa är det leverantörens tid som avgör om en frist hålls.

När inmatningen blir handling

Handlingsbegreppet kan du. Det du granskar här är ögonblicket: texten upprättas i ett fält du inte ser, och en rensning utan ditt beslut tar den därifrån. Klassificering som kräver att du redan vet når inte det som uppstår tyst.

• Se hur ni får veta att text uppstått i tjänsten. Kommer beskedet först vid en begäran eller en utredning har klassificeringen redan missat ögonblicket.
• Gå igenom vilka användningsfall som lämnar en kopia till ärendet eller diariet i samma stund texten används, och om den kopian kommer dit utan att någon klistrar. En bedömning mitt i ärendet är ingen registrering.
• Se om automatisk borttagning vilar på ett gallringsbeslut i uppgiftsslag och tid, eller på en produktinställning. Det andra är rensning, och den fortsätter också när ni börjat undersöka just det materialet.
• Be att få se hur en frysning går till i en pågående utredning. Finns ingen sådan väg är rensningen snabbare än er utredning.

Spårbarhet och ansvar

En handling har en upphovsman och en tidpunkt, och ett spår ger dig ett konto och en tidsstämpel. Kopplingen mellan de två avgör om det bevarade går att stå för.

• Ta ett svar som hamnat i en akt och se om det går att avgöra vem som lät det gå in. Är det ett delat konto finns handlingen men ingen upphovsman.
• Se om ett godkännande sparas tillsammans med det underlag som visades. Utan underlaget visar spåret att någon tryckte, och det säger inget om vad som prövades.
• Läs hur maskinellt framtaget innehåll märks och om märkningen följer med när texten kopieras vidare. Försvinner den vid kopieringen är det den omärkta texten som blir handlingen.

När något gått fel

Det som skulle besvara frågan uppstår i samma ögonblick som anropet, och ett fel anmäls inte när det uppstår utan när det får en följd. Under den tiden fortsätter borttagningen enligt sin inställning.

• Läs hur lång tid som går från att ett svar lämnas till att materialet rensas, och håll det mot hur lång tid det brukar ta innan ett fel anmäls. Är rensningen snabbare finns underlaget inte kvar när frågan ställs.
• Se om det går att frysa material i en pågående utredning utan att stänga av lösningen. Finns ingen sådan möjlighet fortsätter rensningen i just det ni börjat undersöka.
• Ta ett ärendenummer och pröva om det går att hitta det som hör till det. Går sökningen bara på konto och tidpunkt är materialet ordnat efter drift och inte efter ärende.

Transparens mot medborgare

Det som lämnas ut är den handling ni har, och en förklaring systemet skrivit om sig självt blir en handling som ser ut som ett protokoll. Den kommer att läsas som det den ser ut att vara.

• Se om det som bevaras är de uppgifter en motivering vilar på, alltså vilka uppgifter ur ärendet som gick in och vilka källor med version och datum som användes, eller en text som formulerades i efterhand. De två ser likadana ut i akten.
• Läs om upplysningen om att ett AI-stöd använts följer med i utskrifter och utlämnade handlingar. Visas den bara i gränssnittet finns den inte i det som lämnas ut.
• Ta ett omprövningsärende och se vad som fanns bevarat för den som prövade. Var det samma sammanfattning som den första handläggaren såg prövades samma sak igen.

Radering och vektorer

Kopiorna drar i båda riktningarna för dig. En kopia som lever vidare kan bryta ett gallringsbeslut, och en kopia ingen känner till kan ligga utanför det som skulle ha bevarats.

• Läs vilken livslängd som är angiven för varje plats där text ur källorna ligger i härledd form, alltså index, mellanlager, cache, sparade svar och säkerhetskopior. En livslängd som anges som löpande är ingen livslängd, och det är den formuleringen du letar efter.
• Se om era gallringsbeslut nämner kopiorna eller bara originalet. Omfattar de bara originalet rensas materialet på ett ställe och ligger kvar på fyra.
• Läs vad som händer vid en återställning ur säkerhetskopia. Kommer gallrat material tillbaka gäller beslutet till nästa återställning och inte längre.

Integration mot verksamhetssystem

En post som lösningen skriver in i ett ärende är er uppgift från den stund den kom till, oavsett vad som skrev den. Att rensa bort den i efterhand är därför inte en rättelse av ett tekniskt fel.

• Se vilka fält lösningen får skriva i och om det som skrivs registreras på samma sätt som när en handläggare skriver. Skiljer det sig finns en väg in i ärendena som er ordning inte täcker.
• Se hur en omgång felaktiga poster tas bort och vad borttagandet vilar på. Ett borttagande utan ett beslut bakom sig ser i systemet ut precis som en gallring.
• Läs om det går att se vilka poster i ett ärende som skrevs av lösningen. Går det inte kan en rättelse inte avgränsas, och ni vet inte vilka ställen uppgiften spridits till.