Allmän handling och arkiv

Gränssnittet ser ut som en chatt. Ingenting i det skiljer det som ska bevaras från det som kan försvinna.

Det som skapas i ett AI-verktyg är inte en egen sorts material. En text är en handling om den förvaras hos myndigheten och har kommit in eller upprättats, och den bedömningen görs på vad innehållet är och vad det används till.

En prompt kan vara ett arbetsutkast ingen behöver spara. Samma prompt kan vara den avgörande handlingen i ett ärende. Skillnaden ligger i innehåll och funktion. Frågan kan därför inte besvaras en gång för hela verktyget.

Ett AI-verktyg skapar dessutom material fortare än något annat system ni har. Och medarbetaren som skriver avgör en arkivfråga utan att veta om det.

Samtidigt sköter lösningen sin egen borttagning enligt en inställning någon satte vid leverans. Material som skulle ha bevarats kan då försvinna utan att någon fattat ett beslut, och material som skulle ha rensats kan ligga kvar i åratal. Utifrån ser båda felen likadana ut, alltså inte alls.

Så här går det fel

Skrivstödet införs utan att något bestäms om arkivering, eftersom verktyget beskrivs som ett hjälpmedel. Handläggarna klistrar in underlag och sparar de färdiga texterna i ärendena. Resonemangen stannar i verktyget.

Lösningen tar bort samtal äldre än en angiven tid, satt av leverantören. När en enskild senare begär ut det som legat till grund för ett beslut finns den färdiga texten kvar och det som förklarar den är borta. Borttagningen vilade på en produktinställning och inte på ett gallringsbeslut, så det finns ingen grund att visa upp.

Vad det innebär juridiskt

Handlingsbegreppet följer innehållet och inte systemet. Det ger tre skyldigheter samtidigt. Ni ska kunna hitta och lämna ut, vilket kräver en sökbarhet ni byggt och inte en supportbeställning. Ni ska pröva sekretessen på innehållet vid varje begäran, och materialet i ett AI-verktyg kommer från många ärenden på en gång, vilket gör den prövningen tyngre än i ett fackordnat system. Och ni ska bevara det som ska bevaras, vilket drar åt motsatt håll mot skyldigheten att inte spara personuppgifter längre än nödvändigt. Krocken löses inte i tekniken utan i ett beslut om vad materialet är. Det beslutet är ert även när ni inte fattar det.

Det här måste någon bestämma

Vilka utfall ur verktyget som ska registreras i ett ärende och hur de kommer dit. Vägen får inte bygga på att varje medarbetare gör en bedömning i farten.

Vad som är arbetsmaterial och vad som blir en handling, uttryckt så att det går att följa mitt i arbetet.

Att ingen automatisk borttagning får ske utan att den vilar på ett gallringsbeslut ni fattat. Leverantörens standardinställning för lagringstid är inte ett sådant beslut. Och i vilket format det som ska bevaras ska finnas, eftersom en handling som bara går att läsa i leverantörens gränssnitt är bevarad så länge avtalet varar.