När inmatningen blir handling

Registratorn söker i diariet och i akten och hittar beslutet. Motiveringen skrevs fram i ett fält som inte lämnade någon post. Hon vet inte att fältet finns.

En handling uppstår inte när någon klassar den. Den uppstår när texten upprättas i tjänsten. I ett AI-verktyg sker det i ett inmatningsfält som ser ut som ett sökfält, och i svaret som kommer tillbaka.

Ingenting i gränssnittet ber den som skriver att ta ställning, och den som ska klassa ser aldrig ögonblicket. Klassificeringen, om den kommer, kommer när någon begär ut något eller när en utredning startar. Då kan texten redan vara borta.

Lösningen rensar enligt en inställning någon satte vid leverans. Den inställningen är ingen gallring. Gallring är ett beslut om vad som får tas bort, med en grund, och med någon som svarar för det.

Arkiv- och registraturarbetet förutsätter att material dyker upp på en plats ni har, i en form ni kan ta emot. Här uppstår det någon annanstans, i en takt ingen diarieföring är byggd för, och försvinner utan att passera er.

Så här går det fel

Begäran kommer in ett halvår senare. Sekretessprövningen omfattar det registratorn kan se och inte det som upprättades.

När hon frågar den som skrev minns personen att det fanns ett samtal, men inte när, och inte om det fortfarande finns. Ingen klassade inmatningen när den uppstod, och ingenting i lösningen signalerade att text hade uppstått. Det som saknas i svaret är en handling som aldrig nådde den som bedömer.

Vad det innebär juridiskt

En handling som upprättats hos myndigheten är allmän enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap. och ska kunna hittas och lämnas ut. Det som ska bevaras får inte gallras utan stöd i arkivlagen. Skyldigheten ligger på myndigheten, inte på den som skrev och inte på leverantören. En produktinställning om lagringstid är inte ett gallringsbeslut. Tar lösningen bort text som skulle ha bevarats har gallring skett utan grund. Ligger text kvar som skulle ha gallrats har beslutet inte nått kopian. I båda fallen ska ni kunna visa vad som gällde vid tillfället.

Det här måste någon bestämma

Att inmatning och svar i tjänsten behandlas som upprättat tills något annat är beslutat, och att det beslutet inte får ligga på den som skriver mitt i ett ärende.

Vilka användningsfall som ska lämna en kopia till ärendet eller diariet i samma stund texten används, och hur den kopian kommer dit utan att någon klistrar.

Att ingen automatisk borttagning får löpa mot annat än ett gallringsbeslut ni fattat, uttryckt i uppgiftsslag och tid. Och hur ni får veta att text uppstått, eftersom en klassning som kräver att ni redan vet inte når det som uppstår tyst.