Spårbarhet och ansvar

Ett spår pekar ut ett konto. Ansvar bärs av en människa i en roll.

Mellan de två finns en koppling som ingen teknik gör åt er: att kontot hör till en namngiven person, att personen har en roll, och att rollen innebär att svara för just det utfallet. Saknas någon del har ni ett spår som visar att systemet gjorde något, och ingen som svarar för att det gjordes.

Frågan efteråt är sällan vad som hände. Den är vem som skulle ha sett till att det inte hände, och den besvaras inte av en logg utan av en fördelning som gjorts i förväg.

Ansvar försvinner inte för att det inte fördelats. Det landar på den sista människan i kedjan, alltså handläggaren som tryckte, och hon är den som hade minst att bedöma med.

Ett godkännande som lämnats på systemets egen sammanfattning ser i spåret ut precis som ett godkännande som lämnats efter en granskning av akten. Spåret visar en handling, inte en bedömning.

Åt andra hållet blir ansvaret ingens när det beskrivs som en fördelning mellan verktyget och verksamheten. Ett verktyg kan inte bära ansvar, och en leverantör kan inte överta myndighetens.

Så här går det fel

Ordningen är att systemet föreslår och handläggaren beslutar. Ett förslag visar sig felaktigt, och spåret visar handläggarens konto på beslutet.

Hon hade förslaget och en sammanfattning framför sig, inte akten, och det syns inte i posten. Verksamheten svarar att den följt rutinen, förvaltningen att systemet gjort det som beskrivits, leverantören att modellen är utbytbar. Ingen av dem har fel. Ingen roll var namngiven för utfallet, så den enda som pekas ut är den som hade minst att gå på.

Det här måste någon bestämma

Per användningsfall: vem som svarar för utfallet i verksamheten, vem som svarar för att lösningen fungerar som beskrivet, och vem som svarar för att underlaget är riktigt. Tre namngivna roller, skrivna innan lösningen används.

Vad handläggaren ska ha framför sig för att hennes godkännande ska vara ett beslut, och att det som visas hämtas ur källan och inte formuleras av det som ska granskas.

Och att den som svarar för ett användningsfall också får stänga av det. Ett ansvar utan den befogenheten är en beskrivning och inte ett ansvar.