Radering och vektorer

Posten raderas i verksamhetssystemet. Där försvinner den. Kopian ligger kvar.

För att kunna sökas på betydelse omvandlas er text till vektorer, alltså sifferrepresentationer, som lagras i ett sökindex tillsammans med textavsnittet de kommer från. Indexet är därför ingen pekare till källan. Det är en kopia av innehållet i en annan form.

Kopian kan fortsätta hämtas som underlag till svar, till dess något aktivt raderar även den. Samma sak gäller varje annan härledd kopia: mellanlager, cache, sparade svar, säkerhetskopior.

Radering är alltså en spridning som måste följas till alla platser texten hamnat. De flesta lösningar är byggda i en riktning: källa in, index ut. Vägen tillbaka, från raderad post till raderad kopia, finns sällan om ingen krävt den.

Det gör att ett åtagande ni redan har, att radera på begäran och gallra enligt beslut, tystnar i just den del av systemet ingen tittar i. Och det syns inte utifrån. En raderad uppgift som fortsätter dyka upp i svar ser ut som ett vanligt svar.

Så här går det fel

En invånare begär radering. Handläggaren raderar i verksamhetssystemet, svarar att det är gjort, och stänger ärendet.

Fyra månader senare citerar assistenten uppgiften i ett svar till en annan handläggare. Ingen signal gick från källan till indexet, eftersom kopplingen bara fanns i en riktning. Nu finns två fel: uppgiften fanns kvar, och det skriftliga beskedet om att den var borta var oriktigt.

Vad det innebär juridiskt

Rätten till radering gäller uppgiften, inte en särskild lagringsplats. Kan ni inte radera i indexet kan ni inte bevilja en begäran, och ett besked om att uppgiften är borta blir felaktigt. Åt andra hållet gäller detsamma: gallringsbeslut och bevarandekrav ska styra kopiorna lika mycket som originalet, så en kopia som lever vidare kan både bryta en gallringsplikt och hamna utanför det som skulle bevarats. Har uppgifter dessutom använts för att träna en modell kan ni inte intyga att de är borta: det forskas på att avlära enskilda uppgifter ur vikterna, men ingen metod går att verifiera utifrån, och det är verifierbarheten ett besked om radering vilar på.

Det här måste någon bestämma

Att radering betyder raderad överallt, och var ”överallt” är, system för system, skrivet innan lösningen byggs.

Hur lång fördröjning ni godtar mellan källa och index, angiven i timmar eller dagar och inte som löpande.

Vad som gäller för säkerhetskopior. Antingen har ni en rutin som hindrar att en återställning återskapar raderade uppgifter, eller så har ni ingen radering. Och att gallringsbeslut omfattar kopiorna och inte bara originalet.