Kunskapskartan
Personuppgifter i prompten
Gränsen passeras mitt i arbetsdagen, utan att någon fattar ett beslut.
Fältet ser ut som ett sökfält. Ingenting i det markerar att en gräns går rakt genom det.
En prompt är text som skickas till en modell för att den ska svara. Klistrar du in ett ärende för att få hjälp att formulera ett beslut följer allt med: namnet, personnumret, det som står om hälsa, det som står om familjen.
Det är inte ett utlämnande som någon fattat beslut om. Det är ett vardagligt handgrepp, och för den som skriver känns steget mindre än att skicka ett mejl.
Det som avgör är inte om verktyget är bra. Det är vart texten tar vägen och vad som händer med den där: sparas den, ingår den i en historik, kan en supportfunktion läsa den, används den vid felsökning.
Frågan gäller lika mycket ett verktyg som är upphandlat. Den gäller dessutom verktyg som ingen upphandlat, eftersom en chattruta kan dyka upp i en produkt ni redan har, genom en uppdatering ni inte beställt. Då finns det ingen som svarat på frågan, och ingen som vet att den behövde ställas.
Så här går det fel
En socialsekreterare ska skriva en svår motivering och klistrar in utredningen i ett verktyg som följde med en kontorslicens. Svaret blir användbart, tiden räcker till, och hon berättar det för en kollega.
Ett halvår senare arbetar en hel enhet så. Ingen har brutit mot en instruktion, eftersom ingen fick någon. När frågan ställs finns ingen logg hos er som visar vad som skickats: behandlingen skedde i en tjänst ni inte har avtal med, och den loggar åt sin egen ägare.
Vad det innebär juridiskt
Det en medarbetare skriver in i tjänsten är en behandling som ni ansvarar för, oavsett om någon hos er beslutat om den. Behandlingen kräver rättslig grund, ska finnas i registerförteckningen, och förutsätter ett personuppgiftsbiträdesavtal med den som tar emot texten. Sker den i ett verktyg som ingen upphandlat saknas alla tre, och ni kan inte redovisa en behandling ni inte känner till. Rör uppgifterna sekretess kan inmatningen dessutom vara ett röjande i samma stund texten lämnar er, oberoende av om någon på andra sidan faktiskt läser den.
Det här måste någon bestämma
Vilka uppgiftsslag som får skrivas in i vilket verktyg. Beskedet måste finnas innan verktyget finns hos medarbetarna, inte efteråt.
Det ska vara konkret nog att gå att följa mitt i ett ärende. Inte att vara försiktig, utan vilka fält ur vilket system som får följa med och vilka som ska tas bort.
Vad medarbetaren ska göra i stället, eftersom ett förbud utan alternativ lämnar kvar en uppgift som fortfarande ska lösas. Och vem hos er som får godkänna att en ny AI-funktion aktiveras i ett system ni redan använder.