Behandlingens kopior

Förteckningen anger leverantören, ändamålet och att uppgifter behandlas i tjänsten. Den beskriver ett inköp.

Samma text finns i fler former och på fler ställen än i det system någon pekar på när hon beskriver lösningen. Den skrivs in. Den ligger i historiken. Den bakas in i ett sökindex som tal. Den skickas i ett anrop till en modell. Den kommer tillbaka som svar, och svaret kan sparas, loggas och hämtas igen.

Varje sådant ställe är en behandling om texten bär uppgifter om någon. De kan ligga hos olika parter, i olika länder, med olika lagringstid. Ingenting i gränssnittet visar att de är skilda.

En granskning som utgår från ett system och en lagringsplats når inte de andra. Flera av kopiorna går dessutom inte att fråga på det sätt en granskning förutsätter. Ett index besvarar en fråga om innehåll, inte en fråga om vem. Frånvaron av träffar på ett namn är därför inget besked om att uppgiften är borta där.

Och radering av källposten tar inte med sig kopiorna av sig självt. Kan ni inte peka ut ställena kan ni inte stå för beskedet att en uppgift finns, eller att den inte finns.

Så här går det fel

Vid granskningen visar det sig att samma mening ligger på fyra ställen till: i chatten, i ett sökindex, i en felsökningslogg hos supporten, och i det anrop som gick till modellen.

Indexet kan inte svara på vem. Loggen ligger i ett annat land. Inget av de fyra ställena fanns i förteckningen, och konsekvensbedömningen vilade på samma beskrivning, så den prövade ett inköp och inte en behandling.

Vad det innebär juridiskt

Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer ändamål och medel, och ansvaret omfattar varje behandling i kedjan, också de som sker hos någon annan. Dataskyddsförordningen kräver en förteckning över behandlingen, inte över leverantören. Namnger förteckningen en modell och en part beskriver den ett avtal. Den uppfyller då inte kravet, och en konsekvensbedömning som vilar på samma beskrivning prövar fel sak. Rätten till tillgång och rätten till radering gäller uppgiften. Kan ni inte nå en kopia kan ni inte infria någon av dem, och ett besked till den registrerade blir oriktigt.

Det här måste någon bestämma

Att en behandling beskrivs som de ställen texten faktiskt passerar, innan något tas i drift, och att förteckningen uppdateras när ett ställe tillkommer.

Vilka ställen som är era att räkna: inmatning, historik, index, anrop, svar och logg, också när de ligger hos någon annan.

Att en konsekvensbedömning som inte räknar kopiorna inte är gjord. Och vad som händer när någon inte kan visa var en namngiven persons uppgifter ligger i lösningen: då är svaret att ni inte vet, inte att de inte finns.