När en lösning ska avvecklas

Att avveckla är ett normalt utfall. Behandlas det som ett misslyckande föreslår ingen det, och då växer beståndet av sig självt.

En lösning kan ha gjort sitt, blivit onödig, ersatts av en funktion i ett system ni ändå har, eller aldrig ha burit den nytta som antogs. Ingen av anledningarna är ett misslyckande.

Ett bestånd som bara växer blir till slut ohanterligt. Inte för att lösningarna kostar mycket var för sig, utan för att var och en drar uppmärksamhet, förvaltning och beslutsutrymme.

Det svåra i en avveckling är dessutom sällan lösningen. Det är allt som byggts runt den: rutinen som hänvisar till den, blanketten som förutsätter dess utdata, det andra systemet som tar emot ett flöde ingen längre minns att någon satte upp, den grupp som lärt sig arbeta på ett sätt som förutsätter att svaren finns.

Stängs lösningen av utan att det är kartlagt slutar saker fungera på platser ingen kopplat till beslutet. Till det kommer det ni måste behålla: spår, underlag och de handlingar som blivit allmänna. De försvinner inte för att lösningen gör det.

Så här går det fel

Chattlösningen på webbplatsen ersätts av en ny och stängs av vid månadsskiftet. Ingen har noterat att den skickade vidare vissa ärenden till en funktionsbrevlåda som en handläggargrupp bevakar.

Flödet upphör, brevlådan är tom, och det tas för att invånarna slutat höra av sig. Två månader senare kommer klagomålen. Samtalsloggarna, som innehöll uppgifter som skulle ha bevarats, låg hos leverantören och togs bort trettio dagar efter att avtalet upphörde. Bevarandet var aldrig avtalat, eftersom frågan inte ställdes vid införandet.

Det här måste någon bestämma

Redan vid införandet: vad som ska gälla vid avvecklingen. Det är den enda tidpunkt då ni har ett förhandlingsläge.

Vem som får föreslå att en lösning avvecklas, och att förslaget prövas mot samma underlag som ett införande.

Hur ofta beståndet gås igenom, och att en lösning ingen kan namnge en ägare till är ett självklart ärende. Och vad ni vill ha kvar av erfarenheten: vad som mättes, vad som fungerade och vad som inte gjorde det. Annars börjar nästa lösning av samma slag från noll.