Kunskapskartan
Livstidskostnad
Kostnaden flyttar från inköp till förvaltning, och det som flyttar betalas i er egen arbetstid.
Livstidskostnaden är vad ett beslut kostar under den tid lösningen används, inte vad den kostar att skaffa.
Tre slag av poster ingår, och de liknar inte varandra. Det fakturerade: avgifter, förbrukning som växer med användningen, drift, och det som köps av tredje part. Det arbetade, som betalas i timmar hos er: underlagets städning och underhåll, granskning av utfall, omkörning av fallsamlingen, omkalibrering när en rutin eller en modell ändras, och den kompetens som måste finnas kvar för att någon ska kunna bedöma vad ni får. Det bundna: vad ni inte kan säga upp under perioden, och vad ett avslut kostar när det kommer.
Bara det första slaget står i ett anbud.
En kalkyl som utelämnar det arbetade går ihop på papper och spränger i verksamheten. Kostnaden försvinner inte av att den inte räknas. Den tas ur en annan budget, i ett annat år, av personer som inte var med i beslutet.
Två anbud som räknar på olika perioder och olika poster går heller inte att jämföra. Den som räknat snålast ser billigast ut.
Så här går det fel
Det ena anbudet är dyrare och räknar upp vad förvaltningen kräver av arbetstid hos beställaren. Det andra anger ett pris och lämnar den delen tom. Det billigare vinner.
Året därpå ligger arbetet ändå där, i en verksamhet som inte fick någon bemanning för det, och det utförs på den tid som blir över. Underlaget åldras, granskningen blir stickprov och sedan ingenting. Kostnaden syns aldrig som en post i en budget. Den syns som att lösningen inte höll.
Det här måste någon bestämma
Perioden, och att den är samma i varje anbud. En kalkyl utan angiven period går inte att lägga vid sidan av en annan.
Att varje post har en betalare och en budget, och att det arbetade förs i verksamhetens budget och inte i den tekniska, eftersom det är där timmarna tas.
Vem som äger kalkylen efter beslutet, alltså vem som jämför den mot verkligt utfall och redovisar avvikelsen. Och vid vilken avvikelse beslutet tas upp igen, så att en kalkyl som visat sig fel leder till ett nytt beslut och inte till en tilläggsbeställning.