Kompetens i organisationen

Ni kan köpa en lösning, dess drift och en granskning av den. Ni kan inte köpa förmågan att bedöma vad ni fått.

Den förmågan är en handfull konkreta färdigheter hos era egna. Att kunna skilja en instruktion från en spärr. Att kunna öppna ett spår och se vad som faktiskt hände. Att kunna säga vad ett rätt svar är i just ert ärendeslag. Att kunna avgöra om ett underlag håller.

Ingen av dem kräver att du kan bygga något. Alla kräver att du förstår vad som sker inuti.

En beställare som saknar det kan inte se skillnad på ett gott och ett dåligt svar från en leverantör, och kan därför inte veta om hon blir väl betjänad. Det handlar inte om leverantörens avsikter. Två anbud kan vara ärligt menade och ändå skilja sig åt på ett sätt som bara syns för den som vet vad hon ska fråga om.

Utan kunskapen väljer ni på det som ändå går att jämföra: funktioner, gränssnitt och pris. Det som inte gick att bedöma tar ni hem som en risk ni inte visste att ni köpte.

Så här går det fel

Upphandlingen avgörs på en förevisning. Anbuden ser likvärdiga ut, för alla frågor gick att besvara med ja.

Efter driftsättning börjar verksamheten tvivla på svaren, men ingen kan säga om felet ligger i underlaget, i urvalet eller i formuleringen. Frågan går till leverantören, som utreder sig själv och svarar att lösningen fungerar som avsett. Svaret går inte att pröva, eftersom ingen hos beställaren kan formulera nästa fråga.

Det här måste någon bestämma

Vilka färdigheter som ska finnas hos er själva och vilka ni får hämta in. Skriv ned det före upphandlingen och inte efter.

Minst en person i verksamheten ska kunna säga vad ett rätt svar är och äga den samling fall som skriver ned det. Minst en ska kunna följa ett enskilt ärende genom spåret utan att beställa hjälp.

Att den som stöttar er i en upphandling inte är samma part som lämnar anbud i den, och att kunskapen bärs av fler än en person. Och att din egen tid för att förstå är avsatt arbetstid, eftersom den annars är det första som stryks.