Systemprompten

Systemprompten ligger i ett textfält i ett administrationsgränssnitt. Det är hela dess förvaltning.

Den är den stående instruktionen som läggs in i varje anrop, före allt annat, och som användaren normalt inte ser. Där står vad assistenten ska vara, vad den ska svara på, i vilken ton, vad den ska hänvisa till och vad den ska avstå från. Den är text och inte kod, men den är den mest verkningsfulla enskilda delen i lösningen, just därför att den finns med varje gång.

Någon har skrivit den: leverantören vid leverans, en konsult under införandet, en medarbetare som fått rätt att redigera, eller ni. Vem det var, och vem som får ändra den i morgon, är två frågor som ofta saknar svar.

Den avgör hur organisationen låter mot den som frågar, och den kan ändras på en eftermiddag utan att någon märker det. Tre ord kan flytta ett verktyg från att hänvisa vidare till att ge besked. Ingenting larmar: inget prov faller, inget bygge misslyckas, ingen driftsättning godkänns. Till det kommer efterhandsfrågan. När ett svar ska förklaras behöver ni veta vilken lydelse som gällde då, inte vilken som gäller nu.

Så här går det fel

Konsulten som införde lösningen skrev systemprompten, och den ligger i ett textfält i administrationsgränssnittet. Under året redigerar tre personer i den. Ingen skriver ned vad eller varför.

Sedan klagar någon på ett besked. Organisationen vill visa vad assistenten var instruerad att göra vid tillfället, och kan visa lydelsen som står där nu. Textfältet bevarar bara den senast sparade versionen, så det finns ingen tidigare lydelse att jämföra med, och inget loggat svar bär numret på den lydelse som gällde när svaret skapades.

Vad det innebär juridiskt

Systemprompten är en handling hos myndigheten och den styr vad ni svarar. Det ger två skyldigheter. En begäran om utlämnande kan omfatta den, och begäran kan gälla en lydelse som gällde för länge sedan; utan bevarad historik kan ni bara visa den som står där i dag. Och när ett besked ska motiveras, eller när en granskare frågar varför en invånare fick just det svaret, är svaret ofullständigt om ni inte kan visa vilken instruktion som styrde det. En leverantör kan hävda att lydelsen är affärshemlighet. Det löser ingenting åt er: kan ni inte visa instruktionen kan ni inte förklara ert eget svar, och det är ni som ska förklara det.

Det här måste någon bestämma

Att systemprompten är er och inte leverantörens, och att den förvaltas som kod: i ett versionshanterat förråd ni kan exportera, inte i ett textfält där historiken är den senast sparade versionen.

Vem som får ändra, uttryckt som en namngiven roll och inte som administratörer i allmänhet.

Att en ändring har en författare, en tidpunkt, ett skäl och ett versionsnummer, och att den går att återställa. Och om verksamheten får redigera direkt i drift eller om ändringen ska passera en testmiljö först.