Kunskapskartan
Vad modellen minns
Allt som ser ut som minne är text som sparats och skickas in på nytt.
Modellen minns ingenting mellan anrop. Den läser det som skickas in, skriver en fortsättning och glömmer allt.
Att en chatt tycks komma ihåg vad du skrev för tio minuter sedan beror på att programmet runt modellen skickar in hela samtalet på nytt vid varje tur. Detsamma gäller funktioner som kallas minne eller profil: någon har sparat text om dig eller din organisation och lägger in den i varje anrop. Minnet ligger i lagringen.
Det gör lagringen till er egentliga fråga. Var står den, vem är huvudman, vem kan läsa den, hur länge sparas den.
Två föreställningar leder fel här, och de leder fel åt samma håll. Den ena är att modellen lär sig av det ni matar in. Den andra är att uppgifterna försvinner när samtalet stängs. Det som ser ut som glömska i gränssnittet är oftast bara att historiken inte visas, medan den ligger kvar i en databas som andra kan nå.
Så här går det fel
En handläggare klistrar in delar av en utredning för att få hjälp med en formulering.
Ett år senare ska uppgifterna gallras i verksamheten. Då finns de kvar på tre ställen ingen känt till: i samtalshistoriken hos leverantören, i en minnesfunktion som var påslagen från början, och i en automatisk sammanfattning av användarens tidigare samtal. Ingen av de tre stod i förteckningen över var uppgifter finns, så gallringsbeslutet nådde dem aldrig.
Vad det innebär juridiskt
Återinmatning betyder att samma personuppgifter behandlas på nytt vid varje tur, och leverantören är personuppgiftsbiträde för allt som lagras. Två regelverk möts i samma samtalshistorik och drar i motsatt riktning: personuppgifter får inte sparas längre än nödvändigt, medan det som är allmän handling inte får gallras utan gallringsbeslut. Både att spara allt för alltid och att radera varje natt kan alltså vara fel. Ni behöver ett uttalat beslut om vad historiken är och hur länge den ska finnas. Ligger lagringen utanför EU tillkommer frågan om överföring till tredjeland.
Det här måste någon bestämma
Om samtalshistorik ska sparas alls, hur länge, och om det ska finnas ett läge utan sparad historik för känsliga ärenden.
Om en minnesfunktion får finnas, alltså om uppgifter från ett samtal får återinmatas i ett annat. Den flyttar innehåll mellan ärenden och mellan personer utan att någon prövat om mottagaren får se det.
Och vem hos er och hos leverantören som får läsa någon annans historik, på vilken grund och med vilken dokumentation. Tas inte de besluten uttalat blir leverantörens standardinställning er gallringsregel.