Datakvalitet som förutsättning

Tre versioner av samma riktlinje ligger i samma mapp. En av dem är ett utkast med utförliga exempel. Ingen har städat, för ingen har behövt.

Motstridiga dokument kan ligga bredvid varandra i åratal utan att skada någon. En människa som letar ser vilket som är det gamla. Hon känner igen mallen, tittar på datumet, vet vem som skrev det.

Ett AI-stöd har ingen av de signalerna om de inte står i själva texten. En sökning ser text, inte status. Ett utkast som aldrig antogs och en gällande riktlinje ser likadana ut för den.

Det som avgör vilket dokument som vinner blir i stället hur väl det liknar frågan i formulering. Ett välskrivet gammalt utkast kan därför slå en trögt formulerad gällande version. Och felet syns inte som ett fel. Det ser ut som ett svar.

Datakvalitet handlar här alltså om vad innehållet faktiskt är, inte om vem som får se det: vilken av tre versioner som gäller, om ett dokument är ett utkast eller ett beslut, vem som äger det, och när det senast sågs över.

Så här går det fel

Assistenten citerar utkastet, för det liknar frågan mest. Ett besked går ut till en enskild på den grunden.

När felet utreds finns ingen fråga om vem som fick läsa mappen att ställa, eftersom alla fick det. Det som saknades var ett datum och en markering om vad som gällde, och ingenting i indexet kunde ha burit den markeringen, eftersom den aldrig fanns i texten.

Det här måste någon bestämma

Att underlaget städas innan det görs sökbart, och att det arbetet är verksamhetens och inte IT:s. Bara den som äger ett innehåll kan avgöra vad det är och om det gäller.

Vad varje dokument minst måste bära för att få vara med: ägare, giltighet, versionsbeteckning. Saknas det hålls dokumentet utanför, inte med i väntan på att någon hinner titta.

Och att detta är ett löpande åtagande med namngiven ansvarig per underlag. Ett städat material börjar dra isär från första dagen.